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CRM immobilier : les fonctionnalités clés pour une agence immobilière

Le CRM immobilier est l’outil central dans la gestion de l’activité quotidienne de l’agent immobilier. Il regroupe l’ensemble des outils, ayant pour but d’optimiser la qualité de la relation client et de renforcer la performance de l’agence. C’est donc un outil essentiel pour accompagner votre croissance qu’il convient de sélectionner avec soin.

La principale erreur à éviter est de ne pas identifier précisément quelles sont les fonctionnalités indispensables dont doit disposer votre logiciel afin qu’il réponde à vos besoins métiers. Ce travail préalable vous permettra de vous équiper du bon outil afin que vos équipes ne perdent plus de temps à chercher des informations ou des documents mais concentrent leur énergie sur leur métier : la vente ou la location de biens immobiliers .Dans cet article, nous dressons la liste des fonctionnalités indispensables d’un CRM immobilier.

1 - La gestion de votre base de données :

Un bon logiciel immobilier doit vous offrir une interface facile d’utilisation, qui vous permet de gérer, en temps réel, les données relatives à vos biens immobiliers mais aussi à vos contacts (prospects, clients, partenaires).
Du côté de vos produits, gérer les biens, prix, descriptifs, médias, documents annexes.. etc
Du côté de vos contacts, créer, gérer et mettre à jour un carnet d’adresses, accéder aux opportunités rattachées à ces contacts.
Il y a une fonctionnalité essentielle au niveau de la gestion de votre base de données et propre à votre domaine d’activité, il s’agit évidemment des croisements entre vos biens disponibles et les recherches de vos contacts acheteurs.

2 - L’accessibilité et la gestion des droits :

L’agent immobilier est quotidiennement sur le terrain en situation de mobilité. A ce titre, son smartphone est devenu son principal support de travail. Il est par conséquent essentiel qu’il puisse accéder à son logiciel sur tous les appareils qu’il utilise : ordinateur, tablette et smartphone.
D’autre part, il est important de pouvoir gérer tous les niveaux de droits des différents utilisateurs, notamment entre vos utilisateurs internes.

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3 - La pige immobilière :

La pige immobilière est essentielle pour tous les professionnels de l’immobilier. Elle permet de contacter les vendeurs en vue d’obtenir un mandat, de surveiller l’offre sur votre secteur, surveiller les activités sur vos mandats en cours etc…
Disposer d’une solution de pige intégrée à votre CRM immobilier vous permet de rationaliser le nombre d’outils en centralisant l’intégralité des tâches de vos équipes au sein d’un seul environnement de travail. De plus, cette brique de votre logiciel favorisera la synergie avec d’autres tâches de votre quotidien comme la production d’avis de valeur.

4 - Des passerelles de diffusion :

La diffusion des annonces est une étape importante dans la promotion d’un bien. Pour faire la différence avec vos concurrents, il est primordial que votre CRM vous permette de diffuser vos annonces sur un maximum de canaux (portails d’annonces immobilières, site web, réseaux sociaux…), dans le délais le plus réduit possible. D’autre part, le nombre de passerelles disponibles est un critère à considérer, en effet, au-delà des grands portails génériques, l’accès à des sites d’annonces immobilières de niche (luxe, étranger, bureaux et commerces...etc) peut s’avérer être un avantage déterminant face à vos concurrents lors de la phase de communication d’un bien.

5 - L’actualisation des biens en temps réel :

Quoi de plus frustrant que d’être sollicité pour un produit qui ne fait plus partie de votre offre ? L’actualisation automatique des biens sur votre site Internet et vos annonces en ligne en temps réel est tout simplement une fonctionnalité indispensable à tout bon logiciel immobilier.

6 - L’intégration des leads:

Votre CRM immobilier doit impérativement être connecté, et centraliser les leads que vous recevez depuis l’ensemble de vos points de contacts ( votre site web, les portails immobiliers, vos réseaux sociaux etc..).
Vous retrouvez alors, en un seul et même endroit, la globalité de vos leads pour effectuer pour entamer une démarche commerciale, et également monitorer la performance de vos sources d’acquisition de contacts.

7 - Les alertes automatiques :

Grâce à toutes les informations renseignées dans votre base de données clients, vous bénéficiez de données précises sur leurs besoins actuels. Votre logiciel CRM immobilier effectuera des rapprochements automatiques et des alertes automatiques vous seront envoyées (ainsi qu’à votre base d’acquéreurs) en fonction des critères définis. Votre agence proposera des biens en adéquation avec les attentes des clients dès qu’ils feront partie de votre catalogue. Vous ne passerez plus à côté d’aucune opportunité.
Vous pouvez également programmer des alertes personnalisées telles que des rappels de rendez-vous et ainsi offrir à vos clients un suivi de meilleure qualité.

8 - La synchronisation des e-mails et agenda :

Toujours dans un souci de simplification et d’efficacité, la capacité de votre logiciel à se synchroniser à votre boite mail et votre agenda est un point à ne pas négliger. Vous devez vous assurer que vous serez en mesure de gérer l'ensemble de vos communications et la planification de vos rendez-vous sans quitter votre interface de travail.

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9 - Le suivi et le reporting d’activité :

Un bon CRM doit pouvoir historiser l’ensemble des actions clients effectuées par vos agents et vous donner la possibilité de visualiser les différentes tâches effectuées. Vous pouvez donc consulter les emails échangés, les biens proposés, les visites effectuées, les éventuelles transactions. Ces informations doivent vous permettre de réagir et d’adapter votre stratégie pour piloter et optimiser vos performances.

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10 - Une librairie de document officiels :

La législation en lien avec l’activité immobilière est changeante et en constante évolution. Qu’il s'agisse des critères légaux d’un bien immobilier, des informations juridiques d’une agence ou la politique de protection des données, le logiciel doit permettre de suivre les nouveaux textes afin d’être toujours en parfaite conformité avec la loi. Vous devez pouvoir vous appuyer sur votre logiciel immobilier pour vous affranchir de ces contraintes juridiques. Vous devez disposez d’une librairie contenant tous les documents nécessaires à votre activité (bon de visite, mandat, notice d’information etc…) et être assuré qu’ils soient régulièrement mis à jour. D’autre part, l’intégration de ces documents dans votre CRM permettra de les remplir de manière dynamique avec les informations de votre agence, du bien et de vos contacts.

Vous l’aurez donc compris, votre CRM immobilier est l’outil central dans la gestion de votre activité et celle de vos collaborateurs. Il a un impact direct sur la performance de votre agence et nécessite donc d’être choisi avec soin. Vous devez vous assurer qu’il contient à minima ces fonctionnalités pour vous garantir de couvrir toute la chaîne de tâches propres au métier d’agent immobilier ainsi que l’intégralité du cycle de vie de vos clients.

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